O Tribunal Regional do Trabalho do Ceará (TRT-CE), por meio da Divisão de Gestão Documental, implementou um novo serviço para facilitar a solicitação de documentos e processos físicos arquivados, direcionado a advogados, partes interessadas e o público em geral. A principal ferramenta para realizar o serviço é um formulário online que pode ser acessado através de um QR Code. A iniciativa visa modernizar e controlar o acesso aos acervos físicos remanescentes, atendendo às diretrizes da Lei de Acesso à Informação (LAI) e da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Agilidade e controle com QR Code

Um adesivo com o código visual foi encaminhado para todas as varas do trabalho do Ceará, tanto da capital quanto do interior, com a orientação de ser afixado em local de fácil visualização, preferencialmente próximo ao balcão de atendimento. O QR Code é lido por meio da câmera de qualquer celular, que direciona o usuário ao formulário online.

O objetivo é duplo: agilizar o atendimento ao jurisdicionado e garantir que as unidades tenham um controle e estatística das solicitações realizadas. Além disso, o registro formal das demandas respalda as unidades em caso de questionamentos sobre o cumprimento das legislações.

Para quem e por quê?

O serviço destina-se a todos os jurisdicionados e advogados que necessitam acessar os processos físicos arquivados. As solicitações são comumente feitas para fins específicos, como obter um documento comprobatório para aposentadoria ou para comprovação relacionada às atividades judiciárias dos advogados. Também podem ser solicitados para informação processual mais simples.

Fim da dupla vinda presencial

Um dos maiores benefícios do novo sistema é a eliminação da necessidade de o solicitante se deslocar duas vezes à unidade. Anteriormente, por desconhecimento ou por não ser possível o atendimento imediato (já que os acervos podem estar em galpões e não na unidade de atendimento), as partes vinham uma vez para pedir e outra para ter o acesso.
Com o formulário online, o pedido é feito remotamente, e o solicitante comparece presencialmente apenas para ter acesso ao documento. Em casos de peças processuais ou documentos mais simples, a resposta pode ser enviada por e-mail.

Responsabilidade e proteção de dados

Apesar de o processo judicial ser, em regra, público, os dados contidos nele são protegidos pela LGPD. Dessa forma, ao preencher o formulário, o demandante também assina um termo de responsabilidade relacionado aos dados aos quais terá acesso, transferindo parte da responsabilidade de manuseio e proteção da informação para quem solicita o documento.

Fluxo de Atendimento

O caminho que o pedido percorre varia de acordo com o local de arquivamento:

• Capital: se os processos físicos arquivados estão com a Divisão de Gestão Documental (DGD) ou com o setor de arquivo do Fórum Autran Nunes, o e-mail da solicitação é encaminhado à DGD, que realiza o atendimento em um prazo de até 15 dias.
• Interior e Região Metropolitana: o e-mail da solicitação é enviado diretamente às varas do trabalho dessas regiões, que então entram em contato com o advogado ou a parte para fazer o atendimento de acordo com a demanda.

Serviço

O formulário também está disponível no Portal de Serviços do TRT-CE, item “Processos Judiciais Físicos”, botão “Solicitação de consulta a documentos e processos judiciais físicos arquivados”.

A DGD reitera que está à disposição para esclarecer quaisquer dúvidas ou fornecer assistência adicional. O contato pode ser feito pelo e-mail dgd@trt7.jus.br