Diretriz: MGPTRT7 - Guia do Gerente de Projeto

Objetivo

Descrever de forma resumida as principais atividades desempenhadas pelos Gerentes de Projetos, fazendo uso da metologia existente e dos recursos tecnológicos, tais como a ferramenta Project.net.

Passos iniciais

Abaixo descrevemos as principais ações do GP, desde a iniciação do projeto até sua conclusão, vinculando passos da ferramenta e observações importantes a serem observadas. Todas as ações serão praticadas na ferramenta Project.net, exceto quando a referência for explicitada, como no caso do BrOffice.

Verificar projetos em andamento

Ação:

Escolher a Área Funcional => Projetos;
Listar Projetos (menu Horizontal - Áreas de Trabalho);
Usar Shared Portfolio Views para filtrar projetos por Divisão Funcional;
Verificar os projetos priorizados (Status em vermelho / campo: Overall Status Code).

Escolher o projeto

Ação:

Escolher a Área Funcional => Projetos;
Listar projetos (menu Horizontal - Áreas de Trabalho);
Escolher projeto / Click no projeto. Para visualizar detalhes no projeto dê um duplo-clique na linha do projeto em questão.

Complementar informações do projeto

Ação:

Escolher a Área Funcional => Projetos;
Ir para o projeto;
Escolher o item "Editar Projeto" (menu Ferramentas).

Campos a serem observados:

Nome do Projeto;
Project ID (Sigla do Projeto - máximo 10 letras).
Breve descrição (produto principal);
Patrocinador;
Gerente do Projeto;
Iniciativa;
Área Funcional;
Prioridade (1-Início Imediato, 2-Início no Curto Prazo, 3-Início no Médio Prazo (um ano),4-Início em Longo Prazo(+1 ano,5-À definir);
Objetivo Estratégico (PEC / PETI).

Método de cálculo do Projeto de Conclusão: Projeto de Plano de Trabalho;
Data início / Fim do projeto: informar se tiver antecipadamente;
Visibilidade do projeto: Global;
Status Geral: (em andamento);
Código de cores: vermelho (Em Progresso);
Moeda Padrão: BRL;

Atenção: Se não houver sigla do projeto esta será posteriormente criada pelo Escritório de Projetos.

Criar árvore de diretórios

O objetivo desta ação é proporcionar que todos os documentos do projeto estejam disponíveis na ferramenta.

Ação:

Escolher a Área Funcional => Projetos;
Ir para o projeto;
Escolher o item "Documentos" (menu horizontal)
Criar nova pasta (menu Ferramentas)

Repetir esta ação para criação das seguintes pastas (conforme apresentado, incluindo os números):

01-Iniciação
02-Planejamento
03-Execução
04-Monitoramento e Controle
05-Encerramento
06-Repositório (artefatos que serão posteriormente colocados no SVN)

- As pastas acima são obrigatórias. Você poderá criar sub-pastas em cada diretório para melhor organizar-se.

Atenção: Após o encerramento do projeto, somente os documentos inseridos na pasta "06-Repositório" serão transferidos para o SVN.

Preencher a Proposta de Projeto

Referência 1 Pasta \\trtsrv05\UsersTRT\Area Comum\STI\Curso Gerencia Projeto\Metodologia CSJT\01 - Iniciação\Modelo-Reduzido-Proposta-de-Projeto-PP-v1.0.odt

Ação:

Editar o documento no BrOffice;
Salvar e renomear o documento conforme o padrão da metodologia;

Referência 2: Project.net

Ação:

Escolher a Área Funcional => Projetos;
Ir para o projeto;
Escolher o item "Documentos" do projeto referenciado (menu horizontal)
Escolher a pasta "01-Iniciação";
Realizar updload do documento (Projeto/Documentos/Importar Documento).

Observações:

O campo DESCRIÇÃO deverá ser preenchido caso o documento não seja da metodologia de GP;
O campo STATUS deverá ser movimentado conforme o status do documento.

Preencher o Termo de Abertura do Projeto (somente para projetos aprovados)

Referência 1: Pasta \\trtsrv05\UsersTRT\Area Comum\STI\Curso Gerencia Projeto\Metodologia CSJT 01 - Iniciação\Modelo-Termo-Abertura-Projeto-TAP-v1.0.odt

Ação:

Editar o documento no BrOffice;
Salvar e renomear o documento conforme o padrão da metodologia;

Referência: Project.net

Ação:

Escolher a Área Funcional => Projetos
Ir para o projeto;
Escolher o item "Documentos" do projeto referenciado (menu horizontal)
Escolher a pasta "01-Iniciação";
Realizar updload do documento (Projeto/Documentos/Importar Documento).

Convidar equipe do projeto

Ação:

Escolher a Área Funcional => Projetos
Ir para o projeto;
Escolher o item "Diretório" (menu horizontal);
Escolher a pasta Participantes para visualizar a equipe;
Escolher o item "Convidar Membros" (menu Ferramentas);
Filtrar e selecionar as pessoas (membros de negócio) e torná-las como Convidadas (Escolher seta para direita);
Escolher o botão "Adicionar novos convidados";
Deixar as funções como padrão (Power User somente para Gerentes do Projeto);
Submeter o formulário.

Observações:

Caso a pessoa não apareça na pesquisa para convidá-la, é possível realizar esta ação informando o nome, sobrenome e e-mail dela (opções do lado direito da tela/complementar caixa de textos/Escolher seta para baixo);
Marque a caixa de confirmação para envio do e-mail do convite;
Vide definições iniciais a respeito da montagem de cada equipe no blog do projeto.

Solicitar o ajuste do calendário pessoal dos recursos

Ação:

Escolher a Área Funcional => Pessoal
Escolher em "Opções" (menu horizontal);
Escolher em "Trabalho Agenda" (Configurações Pessoais);
Escolher em "Modificar Semana de Trabalho"
Preencher com os horários de trabalho da semana; (tempo de trabalho)
Escolher em "Datas Individuais" (Ir para);
Escolher em Nova Data;
Informar feriados (data única), recessos (Período), férias (Período) e folgas (data única e/ou período);
Colocar no campo descrição do que se trata a data informada;
Repetir os procedimentos para todo o período anual (iniciando neste mês).

Atenção: Estipulamos a carga horária de 6 horas diárias para projetos

Observações: - Considerar férias, folgas, horário de trabalho (6 horas por técnico). - Solicitar que todos da equipe realizem esta atividade !

Ajustar o calendário do projeto considerando os feriados do Tribunal

Ação:

Escolher a Área Funcional => Projetos;
Ir para o projeto;
Escolher o item "Plano de Trabalho" (menu horizontal);
Escolher o item "Propriedades" (menu Horário - lado esquerdo);
Informar o horário de início e o fuso horário padrão (GMT -03:00 America/Fortaleza);
Escolher a próxima aba (menu horizontal)
Informar a quantidade de horas diárias (6), semanais (30) e dias úteis por mês (20) ;

Criar o ciclo de vida e as fases do projeto, especificando os entregáveis de cada fase

Ação:

Escolher a Área Funcional => Projetos;
Ir para o projeto;
Escolher o item "Criar Nova Fase";
1. -Caso nenhuma fase esteja criada, a primeira ação será para criar o nome do ciclo de vida do projeto. Informe o nome do projeto e a descrição resumida;
Para as demais fases do projeto, escolha o item "Nova Fase" na (Caixa de Ferramentas);
Informar o nome da Fase;
Informar o status da Fase;
Informar o número da sequencia da fase (1,2,3,...);
Deixar a opção padrão (Horários baseados em relatórios de progresso);
Realizar os passos 4 a 8 para cada fase do projeto.

Observações:

As fases do projeto também poderão ser criadas através do menu horizontal do projeto na opção "Fases".
A primeira fase deverá ser "Gerenciar Projeto", contendo as tarefas Elaborar PP, Elaborar TAP, Elaborar Matriz de Comunicações, Elaborar tabela de riscos (opcional).
Dentro de cada fase, crie os entregáveis do projeto (exemplos: PP e TAP para a fase Gerenciamento de Projeto);
Entre em cada entregável e crie um link para o respectivo documento (.odt) para facilitar a navegação.

Confira aqui os principais entregáveis:

Proposta de Projeto;
Termo de Abertura do Projeto;
Matriz de Comunicação;
Lista de Riscos;
Cronograma;
Blogs/Atas de Reunião/Requisitos;
Lições Aprendidas;
Termo de Aceitação Final.

Definir e sequenciar as tarefas, estimar os recursos e estimar a duração de cada atividade

Ação:

Escolher a Área Funcional => Projetos;
Ir para o projeto;
Escolher o item "Plano de Trabalho" (menu horizontal);
Adicionar Nova Tarefa (menu Ferramentas);
Informar o Nome, descrição, fase, data e início da tarefa, qtde de trabalho e indicar se a tarefa é um Marco (sem qtde de horas => esforço zero)
Vincular o recurso à tarefa escolhendo o recurso, o tempo de utilização (%), horas envolvidas e se é dono da tarefa;
Executar os passos 5 e 6 para cada tarefa do projeto.

Observações:

Verifique para cada recurso atribuído à tarefa se não haverá superalocação (clicar no ícone Resumo Utilização)
Verifique os requisitos de cada tarefa para alocar o recurso mais indicado;
Verifique os calendários pessoais de cada recurso para planejar a execução das tarefas;
É possível utilizar o menu Ferramentas para vincular às tarefas aos recursos.
Consulte as dicas de criação de tarefas AQUI.

Indicar a dependência entre as tarefas

Ação:

Escolher a Área Funcional => Projetos;
Ir para o projeto;
Escolher o item "Plano de Trabalho" (menu Horizontal);
Selecionar uma ou mais tarefas (tecla Ctrl+Shift). As linhas selecionadas ficarão com a cor amarela.
Escolher o item "Link Tarefas" (menu Ferramentas);
1. Para desfazer o vinculo, selecione nas tarefas envolvidas e selecione o item "Desvincular tarefas" (menu Ferramentas).

Observações:

Cuidado ao atribuir datas explicitamente às tarefas, pois será imposta uma restrição "não começar antes de";
É possível alterar os tipos de dependências entre as datas das tarefas e o tempo de latência. Portanto, muito cuidado ao utilizar estas opções para não bagunçar o seu cronograma !
Lembrar também de inserir a dependência dos marcos.

Marcar um baseline

Ação:

Escolher a Área Funcional => Projetos;
Ir para o projeto;
Escolher o item "Plano de Trabalho" (menu horizontal);
Escolher o item "Propriedades" (menu Horários);
Escolher a tab "Baseline" (menu horizontal);
Escolher o item "Novo" (menu Ferramentas);
Dar o nome e uma descrição para o Baseline;

Observações:

Antes de criar qualquer baseline verifique se a agenda do projeto já foi configurada !
O primeiro baseline é muito importante para comparações posteriores. Coloque o nome deste como "Baseline pós-Planejamento"
É possível modificar baselines existentes enquanto o projeto não estiver sendo executado. Faça-o com cautela !

Durante a execução dos trabalhos solicitar o apontamento das horas diariamente pelos técnicos

Ação:

Escolher a Área Funcional => Pessoal;
Ir para o item "Atribuições";
Escolher a atribuição;
clicar na opção "Postar no Blog";
Informar a quantidade de horas dedicadas na atribuição, um título e a descrição das atividades realizadas;

Observações:

É importante que sejam apontadas as horas trabalhadas em cada atribuição para que possamos medir a produtividade dos recursos. Por isso, não deixe que apenas coloquem a atribuição como "feito", e sim apontem as horas dedicadas !
Aconselhamos que os recursos apontem DIARIAMENTE as suas atividades, sob pena de esquecimento/erro das horas se isto ocorrer em momentos posteriores;
Tudo que é descrito na execução deste apontamento será visto também no blog do projeto.

Encerramento do Projeto

No encerramento do projeto o produto do projeto, composto por seus entregáveis, deverá ser armazenado no SVN e publicado no EPF (padrões, processos, políticas, manuais etc), sempre que couber.

Referência 1: Pasta \\trtsrv05\UsersTRT\Area Comum\STI\Curso Gerencia Projeto\Metodologia CSJT 05 - Encerramento\Modelo-Termo-Aceitacao-Final-TAF-V1.0.odt 05 - Encerramento\Modelo-Licoes-Aprendidas-Finais-LIF-V1.0.odt

Ação:

Editar os documentos no BrOffice;
Salvá-los e renomeá-los conforme o padrão da metodologia;

Referência 2: Project.Net

Ação:

Escolher a Área Funcional => Projetos
Ir para o projeto;
Escolher o item "Documentos" do projeto referenciado (menu horizontal)
Escolher a pasta "05-Encerramento";
Realizar upload para cada documento produzido (Projeto/Documentos/Importar Documento).
Criar repositório no SVN e realizar a guarda dos principais artefatos do projeto; (*)
Publicar políticas, normas e manuais resultantes do projeto na ferramenta EPF (*);
Encerrar o projeto na ferramenta Project.Net alterando os Status Geral para "Concluido" (propriedades do projeto).

(*) Consultar equipe técnica responsável para realização desta atividade.Somente documentos da pasta 06-Repositório serão transferidas para o SVN.

Considerações deste documento:

As opções indicadas pelo Project.net estão em Língua Portuguesa. Mude para a Língua Portuguesa antes de realizar o login no sistema (canto superior direito).
Utilizar documentos do brOffice (.odt) para criação dos artefatos do projeto.

Referências:

A Metodologia de Trabalho do CSJT que foi utilizada pode ser consultada em \\trtsrv05\UsersTRT\Area Comum\STI\Curso Gerencia Projeto\Metodologia CSJT (Metodologia-CSJT-V1.3.pdf)

Para dirimir suas dúvidas em relação ao preenchimento dos documentos, consulte:

Projeto Demonstrativo - cheque Fácil em \\trtsrv05\UsersTRT\Area Comum\STI\Curso Gerencia Projeto\Estudo de Caso - Apresentado

Redatores deste Wiki: Marcos Xavier de Almeida Barreto / Wellington Luiz Gaboardi