As propostas de projeto serão agrupadas em função da sua natureza. Por exemplo, as de tecnologia da informação, de engenharia etc. Para cada grupo de propostas deverão ser convocados alguns servidores para participarem das reuniões ordinárias de priorização. Caso exista alguma comissão estratégica, a exemplo da Comissão de TI, a solicitação de reunião deverá ser encaminhada para o seu presidente que ficará responsável por convocar a reunião de priorização.