Programa de Gestão Documental é implantado na Vara do Trabalho de Aracati

A Divisão de Gestão Documental do TRT-CE deu início, no dia 17 de junho, ao Programa de Gestão Documental no acervo arquivístico da Vara do Trabalho de Aracati. A ação, prevista para durar um ano e meio, vai destinar guarda adequada de aproximadamente duas toneladas de processos judiciais físicos que ocupavam 24 estantes do pavimento superior da casa que abriga a unidade judiciária. Segundo informações da Coordenadoria de Manutenção e Projetos, esse peso estaria incompatível com a carga suportada pela laje e apresentava riscos à estrutura da edificação.

Na primeira fase do Programa, parte do acervo (cerca de metade das estantes) foi remanejada, em caráter provisório, para a Vara do Trabalho de Quixadá, numa ação realizada em conjunto com a Coordenadoria de Material e Logística.

No acervo restante, a execução do Programa deu-se com treinamento de estagiário de nível superior para análise dos processos e posterior recolhimento para guarda permanente ou eliminação, conforme os requisitos da Resolução CNJ 324/2020, que institui diretrizes e normas para a gestão documental no Poder Judiciário.

Conforme Ana Virgínia de Lucena, diretora de gestão documental do TRT-CE, a atividade do estagiário é de análise dos processos aptos à eliminação e retirada de peças processuais de Guarda Permanente. “As peças processuais que devem ser preservadas são: o inteiro  teor  de  petições  iniciais,  sentenças,  decisões  de  julgamento  parcial  de  mérito,  decisões  terminativas,  acórdãos  e  decisões monocráticas  em  tribunais  armazenados  em  base  de  dados. A partir disso, é feita  conferência dos dados no SPT1, separação das pastas de documentos e inserção das informações no sistema”, explicou a gestora.