Terminologia básica

O que é um projeto?

Um projeto:

• É um empreendimento temporário com um início e um fim;
• Cria um produto, serviço ou resultado.

Projetos x Rotinas

A maior parte do trabalho realizado em organizações pode ser descrito com rotinas/trabalho operacional ou projetos. As rotinas são contínuas e o trabalho em projetos posui um início e um fim.

O que é gerenciamento de projetos?

O PMI (Project Management Institute) divide gerenciamento de projetos em grupos de processos, áreas de conhecimento e responsabilidade profissional e social. Os grupos de processos são:

• Iniciação;
• Planejamento;
• Execução;
• Monitoramento e controle;
• Encerramento.

As áreas de conhecimento, por sua vez, são:

• Estrutura de gerenciamento de projetos;
• Processos de gerenciamento de projetos;
• Gerenciamento da integração, do escopo, do tempo, dos custos, da qualidade, dos recursos humanos, das comunicações, dos riscos e das aquisições.

O que é um programa?

Um programa é um grupo de projetos e seu gerenciamento é coordenado porque os projetos estão relacionados.

O que é um portfólio?

É um grupo de programas para alcançar uma meta estratégica específica.

O escritório de projetos (PMO)

É o departamento que centraliza o gerenciamento de projetos.

No Tribunal do Trabalho da 7ª Região, o escritório de projetos é gerenciado de forma compartilhada pela Secretaria de Gestão Estratégica – SGE e pela Secretaria de Tecnologia da Informação – STI.

São atribuições do escritório de projetos:

• Fornecer as políticas, as metodologias e os modelos para gerenciar os projetos na organização;
• Fornecer apoio e orientação aos colaboradores da organização sobre como gerenciar projetos;
• Gerenciar as interdependências entre os projetos;
• Monitorar a conformidade com os procedimentos organizacionais;
• Ajudar a organizar as lições aprendidas e disponibilizá-las em outros projetos;
• Fornecer modelos;
• Fornecer orientação;
• Priorizar os projetos.

Gestor de Projeto

Assim como as organizações necessitam de uma pessoa responsável pelo cumprimento de seus objetivos, o projeto também tem a mesma necessidade. O gestor de projeto é essa pessoa responsável pela condução das atividades e dos processos relativos ao projeto.

Para a atribuição do papel de gestor de projeto no CNJ devem ser observadas no postulante algumas características como:

• Liderança
• Comunicação
• Relacionamento interpessoal
• Assertividade
• Negociação
• Planejamento, controle e organização
• Proatividade
• Visão/conhecimento do negócio do CNJ
• Habilidades em informática
• Conhecimento sobre qualidade

Atribuições do Gestor de Projeto

Compete ao gestor de projetos:

• Articular com as partes envolvidas no projeto;
• Elaborar os documentos do projeto, sob orientação do Escritório de Projetos;
• Elaborar e manter atualizado um plano de ação para os projetos considerados estratégicos;
• Definir os recursos materiais e humanos e os treinamentos necessários para a realização do projeto;
• Negociar a cessão de servidores para compor a equipe do projeto;
• Negociar prazos e ações conjuntas com outras unidades intervenientes (interfaces);
• Prever aquisições, atestar compras e prestação de serviços de acordo com as especificações negociadas e a legislação pertinente, e tomar as providências necessárias, observando o trâmite administrativo;
• Prever treinamentos necessários à implementação dos projetos;
• Identificar os riscos envolvidos nos projetos e mantê-los sob controle;
• Elaborar e implementar plano de comunicação do projeto;
• Controlar e avaliar o desenvolvimento dos trabalhos, adotando metodologia e ferramentas próprias para gestão de projetos, tendo como referência este documento e as orientações repassadas pela equipe de acompanhamento de projetos;
• Tomar providências corretivas e, caso seja necessário, ajustar o plano do projeto negociando as partes envolvidas;
• Informar o desempenho, bem como as ações executadas e as novas ações planejadas, atualizando o andamento do projeto, conforme orientação do Escritório de Projetos;
• Gerenciar os projetos estratégicos sob sua responsabilidade, garantindo o cumprimento dos prazos estabelecidos;
• Encerrar o projeto, elaborando relatório e documentando os procedimentos relativos à gestão do projeto, visando à definição de padrões ou melhorias para trabalhos futuros;
• Entregar diretamente ao titular da unidade interessada os “produtos” ou entregas do projeto;
• Realizar a divulgação do projeto, de suas entregas e resultados;
• Participar dos treinamentos específicos oferecidos aos gestores de projetos;
• Observar a metodologia da gestão de projetos.

Autoridade do Gestor de Projeto

A autoridade, para cada projeto, é implicitamente concedida pela portaria de designação do gestor de projeto. O gestor de projetos tem autoridade funcional apenas dentro dos projetos que está administrando, e não necessariamente possui autoridade hierárquica dentro da organização.

Equipe de Projeto

Equipe de projeto são as pessoas encarregadas da realização do projeto, da qual faz parte o gestor. Uma equipe de projeto tende a ser multidisciplinar e tem vida limitada à duração do projeto.

Escolha da Equipe de Projeto

Os critérios de escolha da equipe do projeto devem ser centrados na capacidade das pessoas criarem, de forma que cada integrante faça contribuições únicas e especiais ao grupo (a multidisciplinaridade dos componentes contribui para o desenvolvimento da equipe). O conhecimento técnico é necessário e pode ser adquirido por meio de treinamento, já as habilidades de cooperação e trabalho em equipe e atitude proativa na resolução de problemas dificilmente serão, e portanto devem ser sempre consideradas quando da seleção das pessoas para a equipe.

Dedicação da Equipe de Projeto

Os membros da equipe de projeto podem ter dedicação integral, parcial ou por atividade específica. O servidor, alocado com dedicação parcial durante o período do projeto, terá atribuições relativas às atividades de rotina e ao projeto. Quando o projeto necessitar de especialista em apenas determinada fase, é indicada a participação por atividade.

O treinamento pode ser feito antes do início do projeto ou durante a sua evolução. A necessidade de treinamento pode ser considerada na análise dos fatores de risco do projeto e o seu custo deve ser registrado.

Responsabilidade da Equipe de Projeto

É de se destacar que cada membro da equipe é responsável, não só pela sua atuação dentro do projeto, mas também pelo projeto como um todo. Ou todos vencem ou todos perdem. Por essa razão é que, novamente, fica clara a importância da montagem da equipe, pois o grupo deve agir como um time, na busca dos melhores resultados possíveis.