Durante a execução do projeto, muitos problemas ocorrem e não foram previstos no cronograma, tais como demora na
entrega de equipamentos, problemas nas instalações de produtos, equipamentos presos na alfândega, dentre muitos outros.
Esses problemas não foram riscos mapeados e também não foram contemplados no cronograma, e são normais de acontecerem
durante o projeto.
O Log de ocorrências permite a consolidação dessas ocorrências em um único instrumento para melhor controle. Para cada
problema identificado, uma ou mais ações de correção devem ser definidas e registradas no log. As reuniões técnicas e
com os usuários são os momentos em que o log deve ser atualizado.
Para manter assuntos internos à equipe restritos a esse grupo, pode-se optar em ter um LOG interno para uso da equipe,
e outro, externo, para uso nas reuniões com o usuário/demandante.
O log possui duas planilhas, uma de problemas, outra de ações. Lembrar que para cada problema identificado, uma ou mais
ações devem ser realizadas para tratar esse problema.
Os problemas são assim descritos:
-
Código do problema: P-nnn, onde nnn é um seqüencial.
-
Tipo do problema: Usar um dos descritos na planilha:
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MUD – causado por mudança solicitada
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COM – causado por problema comercial
-
TEC – causado por problema técnico
-
POL – causado por problema político
Observe que o problema relacionado a MUD não implica em ações para implementar a mudança, e sim ações
para análise da mudança e do seu impacto. Os problemas comerciais referem-se a problemas de pagamento, de cláusulas
contratuais ou outros de cunho comercial, tal como necessidade de nova proposta ou aquisições.
Os problemas técnicos são os mais comuns e ocorrem por problemas técnicos inerentes ao projeto e sua área de
especificidade Os problemas políticos são de cunho político e devem ser tratados por pessoas com representatividade
para solucionálos.
Data de origem: data em que o problema foi identificado.
Descritivo do problema: descritivo que indica o problema propriamente dito. Exemplo: Durante o curso de GP foi
diagnosticado que o Project.NET não estava instalado conforme estava previsto.
Prioridade: prioridade que o problema tem para ser solucionado. A correta identificação da prioridade
servirá para que a equipe concentre esforços nos mais urgentes em detrimento dos menos urgentes e importantes. A
prioridade pode ser:
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A - Alta
-
M – Média
-
B – Baixa
O estado do problema pode ser:
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A ser iniciado
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Em andamento
-
Suspenso
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Cancelado
-
Concluído
Data de conclusão: data em que o problema foi concluído, suspenso ou cancelado.
Ação Gerada: Listar o código da(s) ação(ões) gerada(s) para a resolução do problema:
Código da ação: A-nnn, onde nnn é um seqüencial.
Data da definição: data em que a ação foi identificada como necessária e foi registrada no LOG.
Como originou? Esse campo deve informar como a ação foi originada: em reunião com usuário, em reunião
técnica, em reunião com EGP ou outra origem.
Descrição da ação e descritivo da evolução ou estado:
Nesse campo deve ser descrita a ação e a evolução da mesma. Por exemplo: Instalar Project.NET para o projeto X. Foi
instalado e deu problemas no dia 12/01/07. Instalado novamente com sucesso em 02/02/07.
Por quê? Indica a necessidade da ação. Por exemplo, durante o curso foi diagnosticado que o
Project.NET não estava instalado nas máquinas.
Quem vai agir? Identificar a pessoa responsável pela ação.
Data planejada: Identificar e registrar a data em que a ação deve estar concluída.
Data finalizada: Registrar a data em que a ação foi concluída com sucesso.
Estado: Utilizar um dos estados abaixo, já previstos na planilha:
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A iniciar
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Em andamento
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Concluída
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Suspensa
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Cancelada
Em tempo: será gerado automaticamente pela planilha se a ação foi concluída no tempo planejado ou não.
A planilha ainda traz estatísticas de desempenho das atividades. Observar que tais problemas ou ações são corriqueiros
e não são tão significativos a ponto de exigir mudanças no projeto. Quando for solicitada uma mudança, além do registro
do tipo MUD em problema e na ação de análise de mudanças, será disparado um SAC, que
será submetido ao escalão competente para aprovação e poderá gerar um re-planejamento do projeto.
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