Tarefa: Atualizar Documentos de Gestão
Além de manter o cronograma atualizado, o gerente deve atualizar os documentos.

- Lista de Riscos
- Lista de Produtos
- Relatório de Status
- Log de Ocorrências
Disciplinas: 1 - Gerenciamento da integração do projeto3 - Grupo de processos de execução4 - Grupo de processos de monitoramento e controle
Relacionamentos
FunçõesExecutor Primário: Executores Adicionais:
EntradasObrigatório:
    Opcional:
    • Nenhum
    Saídas
      Etapas
      Preparar/Atualizar a Lista de Riscos

      No Planejamento do Projeto, os profissionais devem desenvolver a lista de riscos e analisá-los. Nesta análise, é sugerido que se utilize a Lista de Riscos-RSK, onde os riscos devem ser listados, a sua severidade e impacto informados (Muito Alto, Alto, Médio e Baixo), a ação de resposta ao risco documentada e o status do risco, que será atualizado ao longo do projeto, pode ter um dos seguintes valores:

      • C – Cancelado (não vai ocorrer mais devido a alguma mudança no cenário)
      • A – Aberto (risco identificado mas não tratado, pode ocorrer e ainda não tem identificada ação anterior ou durante a sua ocorrência)
      • F – Risco tratado e fechado (não mais ocorrerá)
      • M – Risco tratado e mitigado (pode ocorrer e teve impacto ou probabilidade reduzida)

      O tratamento da(s) resposta(s) a(os) risco(s) poderá ser delegado a alguém da equipe pelo gerente de projetos.

      Preparar/Atualizar a Lista de produtos

      Apesar de a EAP ter, em tese, todos os produtos do projeto listados, a lista de produtos é uma forma de consolidar os produtos, as datas esperadas e serve como instrumento de trabalho relevante no controle do projeto durante e sua execução.

      Além da identificação do projeto (nome do projeto, código do projeto, gerente do projeto e demandante) a Lista de Produtos deve conter as seguintes informações:

      • Título do Produto
      • Código do documento – Documentos de gestão devem usar a nomenclatura definida na Seção V – Procedimentos de Documentação, Guarda e Versionamento. Os demais documentos devem seguir a codificação, quando existir, da metodologia técnica ou das práticas de organização e métodos definidas na organização.
      • Data Planejada – Data planejada de entrega do produto, conforme cronograma montado (caso o documento esteja explicito no cronograma) ou conforme planejado ou desejado (caso não esteja no cronograma).
      • Data Entregue – Essa data será atualizada quando da execução do projeto, refletindo a data em que foi entregue para o demandante/usuário.
      • Data de Aprovação – Será também atualizada na execução e indica a data em que o produto foi aceito e aprovado pelo demandante-usuário.
      Preparar/Atualizar o Relatório de Status

      O relatório de status sintetiza o estado do projeto e será utilizado nas reuniões com o usuário/demandante. Além da identificação do projeto em si, o relatório prevê o preenchimento de respostas a uma série de questões que visam auxiliar o gerente do projeto a contextualizar o porquê da situação atual do projeto. As questões são:

      • Os objetivos globais mudaram?
      • Os entregáveis foram alterados?
      • Existem questões críticas?
      • Existem impactos externos?
      • Existem problemas de qualidade nas entregas?
      • A equipe enfrenta problemas de realizar as tarefas propostas?
      • O prazo de alguma atividade relevante ou do projeto foi ou será perdido?

      Ao explicitar os problemas e situação do projeto, a equipe terá condições de propor ações para solucionar tais problemas e re-planejar o projeto com eles. Além do cenário atual, o relatório deve indicar os produtos entregues até o momento (ele pode extrair essa informação da lista de produtos) e os previstos para o período. Outra alternativa é, ao invés de usar esse campo, anexar a lista de produtos atualizada.

      O cronograma atualizado impresso no formato de Gantt de controle também deve ser anexado ao relatório.

      O gerente leva o relatório de status na reunião, discute com os participantes e atualiza o LOG conforme decisões de problemas e ações identificados.

      Preparar/Atualizar o Log de Ocorrências

      Durante a execução do projeto, muitos problemas ocorrem e não foram previstos no cronograma, tais como demora na entrega de equipamentos, problemas nas instalações de produtos, equipamentos presos na alfândega, dentre muitos outros. Esses problemas não foram riscos mapeados e também não foram contemplados no cronograma, e são normais de acontecerem durante o projeto.

      O Log de ocorrências permite a consolidação dessas ocorrências em um único instrumento para melhor controle. Para cada problema identificado, uma ou mais ações de correção devem ser definidas e registradas no log. As reuniões técnicas e com os usuários são os momentos em que o log deve ser atualizado.

      Para manter assuntos internos à equipe restritos a esse grupo, pode-se optar em ter um LOG interno para uso da equipe, e outro, externo, para uso nas reuniões com o usuário/demandante.

      O log possui duas planilhas, uma de problemas, outra de ações. Lembrar que para cada problema identificado, uma ou mais ações devem ser realizadas para tratar esse problema.

      Os problemas são assim descritos:

      1. Código do problema: P-nnn, onde nnn é um seqüencial.
      2. Tipo do problema: Usar um dos descritos na planilha:
      • MUD – causado por mudança solicitada
      • COM – causado por problema comercial
      • TEC – causado por problema técnico
      • POL – causado por problema político

      Observe que o problema relacionado a MUD não implica em ações para implementar a mudança, e sim ações para análise da mudança e do seu impacto. Os problemas comerciais referem-se a problemas de pagamento, de cláusulas contratuais ou outros de cunho comercial, tal como necessidade de nova proposta ou aquisições.

      Os problemas técnicos são os mais comuns e ocorrem por problemas técnicos inerentes ao projeto e sua área de especificidade Os problemas políticos são de cunho político e devem ser tratados por pessoas com representatividade para solucionálos.

      Data de origem: data em que o problema foi identificado.

      Descritivo do problema: descritivo que indica o problema propriamente dito. Exemplo: Durante o curso de GP foi diagnosticado que o Project.NET não estava instalado conforme estava previsto.

      Prioridade: prioridade que o problema tem para ser solucionado. A correta identificação da prioridade servirá para que a equipe concentre esforços nos mais urgentes em detrimento dos menos urgentes e importantes. A prioridade pode ser:

      • A - Alta
      • M – Média
      • B – Baixa

      O estado do problema pode ser:

      • A ser iniciado
      • Em andamento
      • Suspenso
      • Cancelado
      • Concluído

      Data de conclusão: data em que o problema foi concluído, suspenso ou cancelado.

      Ação Gerada: Listar o código da(s) ação(ões) gerada(s) para a resolução do problema:

      Código da ação: A-nnn, onde nnn é um seqüencial.

      Data da definição: data em que a ação foi identificada como necessária e foi registrada no LOG.

      Como originou? Esse campo deve informar como a ação foi originada: em reunião com usuário, em reunião técnica, em reunião com EGP ou outra origem.

      Descrição da ação e descritivo da evolução ou estado:

      Nesse campo deve ser descrita a ação e a evolução da mesma. Por exemplo: Instalar Project.NET para o projeto X. Foi instalado e deu problemas no dia 12/01/07. Instalado novamente com sucesso em 02/02/07.

      Por quê? Indica a necessidade da ação. Por exemplo, durante o curso foi diagnosticado que o Project.NET não estava instalado nas máquinas.

      Quem vai agir? Identificar a pessoa responsável pela ação.

      Data planejada: Identificar e registrar a data em que a ação deve estar concluída.

      Data finalizada: Registrar a data em que a ação foi concluída com sucesso.

      Estado: Utilizar um dos estados abaixo, já previstos na planilha:

      • A iniciar
      • Em andamento
      • Concluída
      • Suspensa
      • Cancelada

      Em tempo: será gerado automaticamente pela planilha se a ação foi concluída no tempo planejado ou não.

      A planilha ainda traz estatísticas de desempenho das atividades. Observar que tais problemas ou ações são corriqueiros e não são tão significativos a ponto de exigir mudanças no projeto. Quando for solicitada uma mudança, além do registro do tipo MUD em problema e na ação de análise de mudanças, será disparado um SAC, que será submetido ao escalão competente para aprovação e poderá gerar um re-planejamento do projeto.

      Informações Adicionais